ECO DMS – Die Archivlösung für kleinere Betriebe

Für ein prof. Dokumentenmanagement oder Emailarchivierung gibt es Anbieter wie z.B. „Docuware“ oder „Leitz ELO Office“. Diese Lösungen sind für mittlere Betriebe ab 30 Mitarbeiter empfehlenswert. Für kleinere Betriebe sind die Einstiegskosten für Lizenzen, Einrichtung und Anpassung im Bereich eines Kleinwagens.  Hier muss sich eine Investition im bezahlbaren Rahmen bewegen, weil sie sonst einfach nicht gemacht wird.

Auf der Suche sind wir auf ECO DMS über die Computerzeitschrift CT gestoßen. Pro Benutzer werden € 69,- berechnet. Die Software ist eine Client/Server-Lösung die auf LINUX & Windows-Servern läuft. Die Client-Software läuft auf Windows, Linux und Apple. Darüber hinaus ist ein Zugriff über jeden Webbrowser auf das eigene Archiv auch von unterwegs möglich. Nach erfolgter Installation bietet das Programm einige Vorlagen für die einzelnen Branchen. Da sich viele Abläufe in Betrieben gleichen, gibt es Ordner für Eingangs/Ausgangsrechnungen; Steuern, Versicherungen, Mitarbeiter, Projekte, Kunden etc.

Zusätzlich zur Cleintsoftware gibt es  Plugins für Office/Outlook sowie einen Archivdrucker. Damit kann ein Word oder Excel-Dokument oder eine Email beim Speichern, direkt im richtigen Archivordner abgelegt werden. Eingangspost wird über den zentralen Scanner eingelesen, vom Server über eine OCR-Software in Text umgewandelt und als PDF-Dokument gespeichert. Diese kann dann entweder von Hand in das betreffende Unterarchiv abgelegt oder über eine Formatvorlage für eine zukünftig automatisierte Ablage vorbereitet werden.

Bei einer späteren Suche nach einer Rechung oder Steuernummern oder Seriennummer gibt man im Suchfeld das betreffende Kirterium ein und wie bei der Suche in Google eine Ergebnislsite. Je genauer die Anfrage umso besser das Suchergebnis. Je länger man mit der Software arbeitet um so wichtiger wird sie als Unterstützung bei der täglichen Arbeit.

Wir richten diese Lösung für Sie betriebsbereit ein, helfen bei der Anpassung der Grundstruktur und schulen Ihre Mitarbeiter.  Weitere Informationen und Programme finden Sie unter www.ecodms.de