Mail-Server: Zarafa (Kopano)

Zarafa (Kopano) ist im Vergleich zu bisher allen über Jahre erprobten Mailservern wie „AVM KEN!“, „Microsoft Exchange“ und „Tobit David“                mit Abstand der beste und zugleich auch günstigste Mail-Server den               wir je im Einsatz hatten.

Bis 3 Benutzer kostenlos; ab 4-5 Benutzer für 80,-

oder 10 Benutzer für € 160,-

Eine Funktionsübersicht finden Sie unter:  www.kopano.com

Vorteile des eigenen Email Server:

  • Zentrale Verwaltung und Speicherung der Emails auf einem Gerät. Hier werden die Emails auch gegen Datenverlust zentral gesichert und können nicht mehr verloren gehen.
  • Auf Ihrem Arbeitsplatz arbeitet das Email Programm wesentlich schneller, weil Sie Intern eine 100 MB oder 1000 MB Verbindung zum eigenen Email Server haben.
    Wenn Sie zum Beispiel eine Email mit einer Datei von 20 MByte versenden: der Email Client Outlook sendet die Email im Firmennetzwerk innerhalb ein paar Sekunden zum eigenen Email Server. Der Email Server sendet die Emails dann in der Reihenfolge des Eintreffens an den Internetprovider über die wesentlich langsamere Internet Leitung weiter. Sie können Ihren Rechner bei Bedarf sofort ausschalten, auch wenn der eigenen Email Server zum Übertragen der langen Emails mehre Minuten oder Stunden benötigt.
  • Emails die mit einer hohen Priorität gekennzeichnet sind, werden zuerst zum Provider übertragen.
  • Die Geschwindigkeit des Email Versandes kann eingestellt werden, der Versand von vielen oder von großen Emails legt deshalb nicht mehr den Internetzugang lahm.
  • Bei entsprechender Einstellung können Sie von mehreren Arbeitsplätzen auf Ihre Emails zugreifen. Als Beispiel vom Desktop Computer, vom Notebook und vom Handy.
  • Die Emails werden schon am Server auf Viren und Schädliche Software überprüft. Schadsoftware wie z. B. Viren erreichen gar nicht mehr Ihren Arbeitsplatz
  • Bei einer Neuinstallation des Arbeitsplatzes brauchen Sie sich keine Sorgen um die Email machen, diese sind am eigenen Emailserver noch alle vorhanden.
  • Der Email Server kann ein eigenes Archiv anlegen, versehentlich gelöschte Emails sind dann sofort wieder verfügbar.
  • Gemeinsame Email Adressen wie z. B: info@mustermann.de können ohne Probleme auf mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig dargestellt werden.
  • Besondere Funktionen des eigenen Servers unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer eigenen Mailinglisten und dem automatischen Versand von Nachrichten an bestimmte Empfängergruppen.
  • Der Emailversand innerhalb der eigenen Firma läuft nicht mehr über den Server des Providers, sondern nur noch Intern und das geht wesentlich schneller.
  • Für die Benutzer im eigenen Netzwerk ändert sich bei der Bedienung und Bearbeitung der Emails praktisch nichts, sie haben aber viele zusätzliche und praktische Funktionen.
  • Mit dem eigenen Mailserver können die Mitarbeiter neue Dienste nutzen, die beim Provider normalerweise nicht verfügbar sind. Als Beispiel sei ein gemeinsames Adressbuch genannt.

Groupware verändert sich

Microsoft ist ein Unternehmen was seit vielen Jahren in diese Kerbe schlägt und mit Office 365 eine cloudbasierte Exchange Lösung (und mehr) anbietet. Outlook dient für nahezu alles aus der Office 365 Cloud als Client. Das Programm wurde in den letzten Jahren auch immer mehr in Richtung verändert, dass die Nutzung von Outlook mit anderen Anbietern (ausser lokaler Exchange oder Office 365) eher schwieriger wie früher zu bedienen ist.
Da stellt sich die Frage, ob man als Unternehmen sich in eine Abhängigkeit einer grossen anonymen Cloud begeben will nur um Outlook weiterbetreiben zu können. Auf Datenschutz möchte ich gar nicht eingehen.

Kopano als Lösung

Die seit vielen Jahren bekannte Zarafa Lösung steht als Kopano nun in einer für die Zukunft vorbereiteten Version zur Verfügung. Was schon immer einer der grössten Pluspunkte von Zarafa gegen andere Groupwaresoftware war, nämlich die Verwendung von MAPI als Datenmodell und somit identische Funktionen wie ein Exchangeserver, bleibt bei Kopano gleich.

Damit ist der Umstieg von Outlook / Exchange auf Kopano einfach, da Funktionstechnisch alles gleich bleibt. Der Endbenutzer der sich nicht gerne umgewöhnen möchte, muss es also nicht.

Was sich ändert ist der Client. Wie oben festgestellt, ist Outlook für viele eher keine Option mehr. Dieser Client heisst Kopano WebApp – oder um es dem Desktop Nutzer noch einfacher zu machen, die Kopano DeskApp.

Kopano WebApp

Die meisten Benutzer kennen Webmail Lösungen. Sehr viele Endanwender haben im privaten eine Adresse der grossen Anbieter und greifen in den meisten Fällen über das angebotene Webfrontend zu. Auch ist bei Mitarbeitern, die nicht 100% im Büro arbeiten oft auch ein Webclient (z.B. OWA bei Exchange) im Einsatz.

Die Kopano WebApp ist die konsequente Weiterentwicklung des WebAccess. Wichtig bei der Neuentwicklung waren Punkte wie

  • Einsatz neuster Webtechnologie
  • Zur Verfügung stellen aller Groupwarefunktionen
  • Erweiterbarkeit durch Plugins um für zukünftige Anwendungen bereit zu sein

Der wichtigste Punkt ist aber sicherlich der Ausbau zu einer „Kollaboration- und Kommunikationsplattform“.

Wenn man mit Endanwendern spricht, ist der Punkt „Alles an einem Ort, idealerweise in einem Programm“ zu haben sehr wichtig. Neudeutsch kann das auch mit Effizienz beschreiben. So ist der Entscheid typische Büroarbeiten (E-Mail, Termine usw.) mit anderen wichtigen Tätigkeiten zu verknüpfen.

So enthält die WebApp heute folgende Standardfunktionalitäten:

  • E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen
  • Öffentliche Ordner
  • Typische Groupwarefunktionen wie z.B. Freigabe von Ordnern an Kollegen, Free&Busy Ansicht bei Terminplanung und vieles mehr
  • Persönliche Anpassung durch Regeln, Abwesenheitsassistent
  • Umfangreiche Berechtigungsmöglichkeiten für Kollegen auf die eigenen Datenmode
  • Komfortfunktionen wie Favoritenordner, umfangreiche Suchmöglickeiten und permanenten Suchordnern
  • und sicherlich noch vieles mehr

Der Leser mit „Outlookkenntnissen“ wird feststellen, das exakt das der gleiche Funktionsumfang zur Verfügung steht.
Weiterhin ist durch Plugins aber deutlich mehr enthalten. Hier die aktuell verfügbaren Plugins:

  • FILES
    Anbindung von diversen Dokumentenspeichern (Cloudbasiert oder auch lokale Fileserver) und Möglichkeit direkt aus der Groupware mit diesen Dokumenten zu arbeiten. Dabei ist sowohl ein Dokumentenbrowser enthalten, wie die Möglichkeit Dokumente direkt einer E-Mail hinzuzufügen oder Anhänge direkt abzuspeichern.
  • S/MIME
    Verschlüsseln und signieren von E-Mails ist für viele Untenehmen wichtig, um fremden Zugriff auf die Informationen auszuschliessen. Mit dem S/MIME Plugin kann man auch direkt aus der WebApp seine Mails signieren oder verschlüsseln. Der Schwerpunkt des Plugin lag auf einfacher Bedienbarkeit, so das die oft sehr komplexe Verschlüsselung auf Knopfdruck funktioniert.
  • Webmeetings
    Produkte wie Skype, Spreed usw. stellen seit vielen Jahren die Möglichkeit von Videotelefonie/-konferenzen zur Verfügung. Dabei kann man sich nicht nur mit Livebild unterhalten, sondern auch seinen Bildschirm freigeben und Chatten. Mit dem Kopano WebApp Webmeetings Plugin erhält diese Kommunikationsmöglichkeit Einzug direkt in den Groupwareclient. Vorteil der Lösung ist, das es direkt im Browser funktioniert und keine zusätzliche Software installiert werden muss.
  • Mobile Device Management
    Smartphones sind nicht nur State-of-the-art, sondern sind auch Standardarbeitsmittel geworden. Natürlich hat Kopano mit Z-Push eine vollständige Implementierung von ActiveSync im Angebot und kann so mit Smartphones und Tablets wie gewohnt kommunizieren. Oft ist es für Endanwender aber wichtig, gerade im Falle eines Verlustes, die Daten auf dem Smartphone zurückzusetzen. Diese Möglichkeit bietet das Mobile Device Management Plugin.